Apotekets pensionsplan - så hanterade vi övertagandet

Vid årsskiftet tog vi över administrationen av Apotekets pensionsplan. Här berättar vi mer om arbetet ”bakom kulisserna” och vad som krävs för att med hög kvalitet ta emot ett nytt och stort uppdrag.

- Det är över 16 000 förmåner i olika pensionsplaner som ska administreras. Även för en stor aktör med lång erfarenhet kräver det både resurser och förberedelser säger Rolf Byström som ledde införandeprojektet.

Samverkan och kvalitet var nyckelord i övertagandet av administrationen av Apotekets pensionsplan. För PRI:s del tog arbetet fart förra sommaren med sikte på ett övertagade vid årsskiftet. Tidigt i processen fick vi tillgång till beståndet och gjorde då en genomgång av planer och förmåner på personnivå.

- Denna genomgång gav ordning och reda och säkrade att vi hade rätt information om kommande utbetalningar, vilket var viktigt för alla, berättar Ylva Rindmyr, chef för pensionsadministration inom PRI.

Samverkan, samverkan och samverkan

Att samverka på ett bra sätt är grundläggande vid ett så stort övertagande - och då inte bara med kunden utan även mellan avlämnande och mottagande administratör.

- Därför gällde det att bygga förtroende också i den relationen. Och det gjorde vi genom att vara lyhörda och samarbetsvilliga under hela övertagandet, säger Ylva Rindmyr. Den tidigare administratören satt på värdefull information och historik, som de i god anda lämnade till oss och på så sätt bidrog till vår framgångsrika implementering.

PRI:s eget team var brett sammansatt med bland annat aktuarier, specialister på pensionsutbetalningar samt IT-specialister. De involverades från start och teamet följde med i arbetet fram till årsskiftet. Det gav en kontinuitet hela vägen in i mål.

- Övertagandet krävde även en del IT-utveckling, både hos oss och hos en underleverantör. Så kravställning, utveckling och test var en stor del i projeket, berättar Rolf Byström.

Helt enligt plan

En särskild testmiljö skapades där rutiner och hantering i lugn och ro kunde testas innan det blev skarpt läge. Ändå hade - för säkerhets skull - den tidigare leverantören beredskap vid årsskiftet för att med kort varsel betala ut pensionerna om det värsta skulle inträffa.

– Eftersom det handlar om människors privatekonomi får det inte gå fel, betonar Rolf Byström. En utebliven pensionsutbetalning kan vara en ekonomisk katastrof för den enskilde.

Nu gick allt som det skulle, helt enligt plan. Pensionärerna fick sina pensioner från PRI på utsatt tid.

– Det blev väldigt lyckat och vi upplever att våra duktiga medarbetare levererat med hög kvalitet, avslutar Ylva Rindmyr.