Månadsvisa arbetsgivardeklarationer

Förord

Jag kommer här att beskriva min syn på ”Månadsvisa arbetsgivardeklarationer på individnivå” ur ett pensionsperspektiv. De åsikter och de fakta som presenteras är mina egna. Och jag vill redan nu be om ursäkt för den långa texten. Men att förklara en proposition av denna omfattning, och dess påverkan på arbetsgivare, individer och administratörer kräver många ord.

Du kan själv se propositionens omfattning här.

Med det sagt: texten är varken underhållande eller rolig, utan riktar sig till dig som vill ha lite djupare information i ämnet.
Rolf Byström, affärsutvecklare PRI

Bakgrund ITP

År 1960 enades parterna om en central tjänstepensionsplan för tjänstemännen, ITP. För att administrera försäkringsalternativet valde man nuvarande Alecta. Men de stora företagen ville själva ha möjlighet att hantera pensionskapitalet, antingen som en skuld i balansräkningen eller via pensionsstiftelse. För att möjliggöra detta bildades PRI som håller register och räknar skulder. Arbetstagarparterna ställde krav på att pension i företagets egen regi eller pensionsstiftelse måste vara lika tryggt som försäkringsalternativet. Så för att garantera pensionerna bildades det ömsesidiga bolaget Pensionsgaranti. 2010 gick bolagen ihop och bildade PRI Pensionsgaranti.   Sedan 1961 har alltså företag själva kunnat sörja för medarbetarnas kollektivavtalade pensioner genom två konstruktioner. Dels som en skuldpost i balansräkningen och dels genom att bilda en pensionsstiftelse. För att dessa konstruktioner ska vara lika trygga som alternativet försäkring så är pensionerna försäkrade genom en kreditförsäkring.

Andra pensionsplaner

När det gäller tjänstepensioner utanför kollektivavtalet är de ibland kreditförsäkrade, ibland inte. Sådana planer kan till exempel vara olika chefslösningar, utlandsplaner eller att företaget genom resultatsandelssystem sätter av i en extra pensionsplan för medarbetarna. Ibland finns också inslag av samordning i dessa utfästelser, det vill säga att tillsammans med en annan förmån så ska individen garanteras X procent av lönen.

För att säkerställa att avtal, planer och utfästelser hanteras korrekt krävs gedigen aktuariell kompetens. Därför har företagen genom åren lagt ut hanteringen till administratörer likt PRI som har denna kompetens, och som dessutom kan hantera allt som ska rapporteras till olika myndigheter och säkerställa att regelverk och lagar följs. Som exempel kan nämnas GDPR, lagen om penningtvätt och terrorfinansiering.

Pensionsutbetalning

När det var dags för utbetalning av dessa olika tjänstepensionsplaner upptäckte många företag att lönesystemen inte kunde hantera pension, och lade över även den hanteringen på sin pensionsadministratör. De flesta företag anser också att om man lämnat företaget så ska man ut ur rullorna. Att hålla aktuella register över före detta medarbetare och/eller deras efterlevande är ett omfattande arbete som företagen inte vill ta på sig.

Detta är alltså en verksamhet som har rullat på i över femtio år. Administratörerna har säkerställt rätt förmån enligt regelverk, upprättat arbetsgivardeklaration samt skickat kontrolluppgift till individerna, fakturerat arbetsgivarna och betalat ut pensioner.

Ny lag 2019

Den 1 januari 2019 träder en ny lag i kraft, ”månadsvisa arbetsgivardeklarationer på individnivå”. Tanken är god, att göra det lättare för pensionären att se vad arbetsgivaren deklarerar. Man kan även komma åt dem som fuskar inom välfärdssystemen eller de oseriösa företag som plockar ut stora vinster och sedan sätter bolaget i konkurs. Så lagen i sig är en god tanke. I februari 2016 överlämnade Skatteverket promemorian till Finansdepartementet.

I promemorian är tjänstepension genom försäkring och IORP (tjänstepensionsföretag inom EU) undantagen, vilket är helt naturligt. Om man är ute efter att fiffla till sig svarta pengar är knappast tjänstepension instrumentet för detta. Citat ur promemorian: ”Om skyldigheten för försäkringsbolag och tjänstepensionsinstitut att lämna kontrolluppgift en gång om året ersätts med en skyldighet att lämna uppgifter i arbetsgivardeklarationen upp till 12 gånger om året, och motsvarande följdändringar görs i 58 kap.IL, ökar risken för att avskattningssituationer uppkommer. Det blir också mer betungande för försäkringstagaren att kontrollera att försäkringsgivaren fullgjort sin uppgiftsskyldighet. Skatteverket föreslår därför att kontrolluppgift även fortsättningsvis ska lämnas om ersättning betalas ut på grund av pensionsförsäkring eller återköp av sådan försäkring, liksom om ersättning betalas ut enligt ett sådant avtal om tjänstepension som avses i 28 kap. 2 § andra stycket IL.

Ett krav på att utbetalningarna även ska redovisas på individnivå i arbetsgivardeklarationen skulle kunna innebära en omotiverat stor administrativ börda för utbetalarna. Skatteverket har därför gjort bedömningen att dessa utbetalningar inte bör omfattas av de nya bestämmelserna.” Slut citat.

De som skrev promemorian var insatta i ämnet och problematiken, men de missade att det i tryggandelagen (1967:531) finns ytterligare två tryggandeformer som är minst lika komplexa: avsatt till pension i balansräkning och pensionsstiftelse. Promemorian går emot tjänstepensionsbeskattningsutredningen som lämnade sitt betänkande den 30 juni 2015. På Finansdepartementets sida kan läsas följande: ”Utredningen lämnar också förslag för att göra de olika sätten att trygga pensionsutfästelser mer neutrala gentemot varandra, samt för att underlätta byte av tryggandeform.

Tyvärr ligger de kloka tankarna kvar på Finansdepartementets bord.

Propositionen

Tillbaka till månadsvisa arbetsgivardeklarationer. I december 2016 kom propositionen avseende månadsvisa arbetsgivardeklarationer. Där står bland annat följande: ”Jämfört med de uppgifter som enligt gällande rätt lämnas i årliga kontrolluppgifter innebär inte förslaget att några nya uppgifter måste lämnas till Skatteverket.” PRI har sedan evinnerliga tider deklarerat åt arbetsgivarna enligt KU18, vilket innebär en årlig arbetsgivardeklaration samt årlig kontrolluppgift till pensionären. Denna kontrolluppgift används av försäkringsbolag och tjänstepensionsinstitut. Vi tolkade meningen ovan ur propositionen att vi fortsätter som vanligt.

Skatteverket som hade rekommenderat att pensionsförsäkring skulle undantas och propositionen gör nu samma misstag som promemorian, undantag för tjänstepensionsförsäkring och IORP, utan att beakta att det finns andra sätt att trygga pension än försäkring. Tyvärr missade man Svensk Försäkring som remissinstans för propositionen, annars hade detta säkert kommit upp. Eller så tänkte man att eftersom man undantagit pensionsförsäkring så fanns det ingen anledning att remittera till Svensk Försäkring (Svensk Försäkring är försäkringsföretagens branschorganisation).

Varför reagerar vi på att endast pensionsförsäkring och IORP är undantagna om vi ändå kan fortsätta som vi alltid gjort? Jo, vi är anser att tryggandeformerna ska hållas ihop och behandlas lika. I synnerhet om det handlar om ett sammanhållet kollektivavtal likt ITP som kan bestå av olika tryggandeformer. Här blir det tvärtom, att man behandlar tryggandeformerna på olika sätt och gör skillnaden mellan tryggandeformerna större.

I mars 2018 kommer ett ställningstagande från Skatteverket att arbetsgivarna själva ska deklarera, vilket gör oss oroliga och vid kontakt med Skatteverket får vi besked att KU18 inte får användas längre. Det har varit en praxis sedan evinnerliga tider och kom som en kalldusch.

I dialog med Skatteverket förstår vi att de betraktar oss som utbetalare av pension på arbetsgivarens anmodan. Att vi agerar som en bank som utför en enkel betalningstransaktion. De förstår inte att vi bär samma ansvar som försäkringsföretagen, och utför samma aktuariella arbete, såväl före pensionering som under pensionering. Det vill säga från första pensionsavsättning tills pensionären dör. I förekommande fall gör vi fömånstagarutredningar avseende efterlevandepension som vi beräknar och betalar ut. Den enda skillnaden mot ett försäkringsbolag är att vi inte tar in pensionspremier i förskott, utan det står arbetsgivaren fritt att använda det kapitalet på ett bättre sätt. Utgiften tas alltså när den uppstår, inte 40 år tidigare som i en pensionsförsäkring.

Vi tycker att det är viktigt att den som har källinformationen till varför en pensionsutbetalning görs till ett visst belopp vid en viss tidpunkt också måste vara den som deklarerar och informerar pensionären, annars uppstår ett glapp i ansvarsförhållandet. Bland våra 1 300 kundföretag finns stor risk att ett antal arbetsgivare eller deras andra administratörer/ombud kommer att göra felaktiga korrigeringar i underlagen vilket innebär att arbetsgivardeklarationen och individbesked inte kommer att överensstämma. Om fel kan uppstå så uppstår de!

Ett sätt att eliminera detta och för att ta det ansvar vi förbundit oss att ta, vore att lämna uppgifterna på papper för att säkerställa att de inte ändras. Men att dumpa mängder av deklarationer utanför Skatteverket varje månad känns ändå inte som en bra lösning, varken kostnads- eller miljömässigt.

E-tjänster

För att underlätta för företagen har Skatteverket ett antal e-tjänster som säkert fungerar bra vad avser lön, men inte är tillämpliga på pension. Som pensionsadministratör kan vi vara filinlämnare eller registreringsombud. Som ”Filinlämnare” kan administratören inte granska eller rätta inlämnade uppgifter, vilket är vanskligt då den enda som har korrekt information är just administratören. Som ”Registreringsombud” kommer administratören att få tillgång till andra administratörers individuppgifter vilket strider mot GDPR, och med annonserade bötesnivåer torde ingen våga ta den risken.

Konsekvenser arbetsgivare

Fram till nu har de flesta administratörer av pension som inte är pensionsförsäkring lämnat arbetsgivardeklarationer i arbetsgivarens ställe, samt skickat kontrolluppgift till pensionären. I den nya lagen är det nu arbetsgivaren själv som måste göra detta. Det vill säga skapa en arbetsgivardeklaration avseende före detta anställda eller anställdas efterlevande som de inte har en aning om vilka de är, hur stor pension de ska ha, var de bor eller ens om de lever. Just detta är ju anledningen till att företagen valt att använda en administratör som har kontroll på allt detta.

Självklart kan administratören förse arbetsgivaren med denna information, men till vilken nytta? Det blir bara ytterligare administration med känslig information som ska skickas runt mellan administratörer, företag och myndigheter med de risker det innebär.

Konsekvenser privatperson/pensionär

Istället för att som tidigare få en årlig kontrolluppgift med pension och skatt samlat kommer nu pensionären få fragmentiserad information från alla tidigare anställningar som nyttjat annan tryggandeform än försäkring. De tidigare arbetsgivarna kan ha fusionerats, köpts upp eller bytt namn, vilket kommer att skapa förvirring bland många pensionärer.

Enligt Min Pension får svensken i genomsnitt pension från sju olika pensionsutbetalare, och då ska vi hålla i minnet att ITP idag redovisas som EN utbetalning av dessa sju. I stora koncerner är den vanligaste tryggandeformen för pension skuld i balansräkning eller pensionsstiftelse, och det är också ganska vanligt att anställda flyttar runt mellan dotterbolag och koncernmoder. Varje månad ska då pensionären som arbetat i 6 olika dotterbolag samt koncernmoder motta 7 besked per månad bara för tjänstepensionen ITP. Om pensionären är över 75 år är det endast 50 procents sannolikhet att denne har tillgång till beskeden på elektronisk väg. Det betyder att 84 besked per år ska skickas brevledes till denne. Har pensionären dessutom tjänstepensionsförsäkring från två tidigare arbetsgivare blir det än mer förvirrande, för då kommer två årliga kontrolluppgifter dessutom. Så vid deklarationen ska 84 besked plus två kontrolluppgifter räknas ihop!

I och med att den tidigare samlade pensionen styckas upp i mindre poster finns också risk att för lite skatt dras på varje delpost, vilket kan bli en obehaglig överraskning.

För utlandsboende blir det också konsekvenser. Alla med SINK måste ansöka om detta på nytt. Observera att de bolag (före detta arbetsgivare) som detta ska ansökas för kan vara bolag som pensionären aldrig har hört talas om eftersom det bolag som nu står för pensionskostnaden kan vara ett bolag som inte ens fanns när pensionen tjänades in. Dessutom ska dessa nu hanteras per individ och före detta arbetsgivare, istället för per individ och utbetalande administrationsbolag. Skatteverket kommer att behöva anställa ett antal personer som på heltid sysslar med detta meningslösa arbete.

Vad gör PRI?

Då PRI både hanterar kollektivavtalad pension och pensioner utanför kollektivavtalet arbetar vi i två parallella spår. När det gäller ITP så samarbetar vi med Alecta och uppvaktar just nu Finansdepartementet i hopp om att få en ändring av lagen till stånd. Vi har träffat departementet och förklarat komplexiteten med samordnad förmånsbestämd pension och blandat tryggande. Vad gäller övrig pension så har vi ett samarbete med ett antal andra pensionsadministratörer.

Samtidigt formulerar vi oss till Skatteverket, om inte lagen kan ändras så måste vi komma fram till en fungerande praxis. Inte bara en praxis som förbättrar för oss, utan lika mycket för Skatteverket, arbetsgivarna och pensionärerna. Vårt förslag är att vi fortsätter deklarera KU18, som vi gjort i så många år och som fungerat bra för alla parter inklusive Skatteverket.

Slutligen

Jag kritiserar inte lagen, tvärtom. Men när myndigheter bygger processerna måste man snegla på syftet med lagen. Att undanta tjänstepensionsförsäkring med motiveringen att det blir för komplext för alla inblandade, men att i lagen inbegripa tjänstepension i företagens egen regi och pensionsstiftelse är inte konsekvent.

Om man nu ändå propsar på detta måste man fråga sig hur många extra skattekronor som kommer att tillfalla statskassan (inte en enda!) och hur mycket har dessa obefintliga skattekronor kostat i administrativt lidande för pensionärer, företag, administratörer och sist men inte minst Skatteverket?

Jag vill åter peka på texten i promemorian: "Ett krav på att utbetalningarna även ska redovisas på individnivå i arbetsgivardeklarationen skulle kunna innebära en omotiverat stor administrativ börda för utbetalarna. Skatteverket har därför gjort bedömningen att dessa utbetalningar inte bör omfattas av de nya bestämmelserna.”

2017 betalade PRI ut nästan sju miljarder till 153 000 pensionärer bara inom ITP. Om varje pensionär har haft fem arbetsgivare under sin aktiva tid skapar detta strax under tio miljoner individposter per år som Skatteverket ska hantera. Utan att få en krona för besväret! Hur många av dessa måste skickas per post till pensionärer utan internet och bank-id? Hur många träd måste fällas? Vad kommer det att kosta?

Med hopp om bättring
Rolf Byström, affärsutvecklare PRI

Läs mer om månadsvisa arbetsgivardeklarationer på individnivå här.