18 mars 2019

Effektiv, säker stiftelseadministration

Manuellt blev helautomatiskt och pappersansökningar blev till webbformulär. Detta när avkastningsstiftelser med koppling till ABB valde en outsourcingtjänst från PRI – en tjänst som lyft både effektiviteten och säkerheten.

Startskottet gick häromåret. Två stiftelser med anknytning till ABB kände att de gamla systemen tjänat ut och började se sig om efter alternativ. Slutresultatet blev inte bara en ny teknikplattform, utan en smidig, integrerad webbtjänst med PRI som helhetsleverantör.

- Nu arbetar vi på ett modernare sätt och är jättenöjda med resultatet. PRI har också varit proffsiga projektledare som stöttat oss ända in i driftsfasen i detta projekt, säger Peter Malm, Head of Foundation Management inom ABB.

- Vi är måna om att hjälpa kärnkunderna med alla deras behov, inte minst när det gäller stiftelsehantering och administration. Idag är vi nog mest kända för arbetet med pensions- och vinstandelsstiftelser. Men tack vare vårt kunnande, rutiner och system kan vi även leverera tjänster för denna typ av stiftelser, poängterar Sina Andersson på PRI som ansvarat för kunddialogen.

Allt på ett ställe

Stiftelserna det gäller är Conrad Hambergs Stiftelse och Marcus Wallenbergs Personalstiftelse. Via den förstnämnda kan anställda i ABB söka bidrag för rehabilitering. Genom den andra kan ekonomiskt behövande pensionerade medarbetare eller deras efterlevande söka bidrag för att stärka sin ekonomi. Anställda kan även söka bidrag för kompetensutveckling utomlands. Stiftelserna hanterar cirka 1 000 ansökningar som kommer in i omgångar under en stor del av året – ansökningar som förut gjordes på papper och där hantering och administration sköttes av ABB och en extern redovisningskonsult.

- Via PRI:s tjänst har vi samlat allt på ett ställe och digitaliserat hela hanteringen - från ansökan, våra beredningar och beslut, till utbetald ersättning samt även arbetet med bokföring och redovisning, berättar Peter Malm.

- Även styrelsematerialet är integrerat i denna tjänst. Det effektiviserar arbetet i våra utskott och styrelser, fortsätter han.
Stiftelserna kan således fokusera på att fatta rätt beslut utifrån underlag från tjänsten. PRI sköter dessutom all administration, exempelvis utbetalningar av beviljade bidrag och betalningar av fakturor.

Stödjande kundtjänst

De som ansöker loggar in på webbtjänsten via BankID och fyller sedan i det digitala formuläret. Den som behöver hjälp kan vända sig till PRI:s kundtjänst. Hela säkerhetslösningen följer dataskyddsförordningen (GDPR), vilket är viktigt eftersom ansökningar ofta kopplas till sjukintyg och andra känsliga dokument.

- Att lösningen följer dataskyddsförordningen är viktigt för stiftelsernas styrelser, som därmed kan vara trygga i att de kan ta sitt ansvar, understryker Ally Eriksson, redovisningsekonom inom PRI Stiftelsetjänst.
Den nya stiftelsetjänsten lanserades i december och i februari skickades de första beslutsbreven till dem som beviljats bidrag.

- Även kostnadsmässigt har detta blivit en bra lösning för oss – och detta samtidigt som vi lyft arbetet och alltså ökat både kvaliteten och säkerheten i hanteringen, avslutar Peter Malm.

Intressant artikel, dela med en kollega?

Kopiera länk
Läs fler artiklar